Regulamin świadczenia usług

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usług świadczonych przez frostyflame-insights Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowy Świat 42/15, 00-363 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000847256, NIP: 5272849163.

1.2. Regulamin określa warunki rezerwacji, uczestnictwa oraz rezygnacji z wycieczek organizowanych przez frostyflame-insights, zwanych dalej "Usługodawcą".

1.3. Korzystanie z usług Usługodawcy oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§ 2. Definicje

2.1. Uczestnik – osoba fizyczna, która zawarła umowę na świadczenie usług z Usługodawcą lub w imieniu której została zawarta taka umowa.

2.2. Wycieczka – zorganizowana wizyta w muzeach lub innych obiektach kulturalnych, prowadzona przez przewodnika Usługodawcy.

2.3. Rezerwacja – zgłoszenie woli uczestnictwa w Wycieczce w określonym terminie.

2.4. Umowa – umowa na świadczenie usług turystycznych zawarta między Usługodawcą a Uczestnikiem.

§ 3. Rezerwacja i zawarcie umowy

3.1. Rezerwacji można dokonać poprzez kontakt mailowy na adres [email protected] lub osobiście w biurze Usługodawcy.

3.2. Rezerwacja wymaga podania następujących danych: imię i nazwisko, adres e-mail, liczba uczestników, preferowany termin wycieczki.

3.3. Usługodawca potwierdza przyjęcie rezerwacji drogą mailową, podając szczegóły wycieczki oraz wysokość opłaty.

3.4. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rezerwacji przez Usługodawcę i dokonania przez Uczestnika płatności.

3.5. Pełna płatność powinna zostać dokonana najpóźniej na 7 dni przed terminem wycieczki, chyba że strony ustalą inaczej.

§ 4. Ceny i płatności

4.1. Ceny wycieczek podane na stronie internetowej oraz w materiałach informacyjnych są cenami obowiązującymi w momencie ich publikacji.

4.2. Cena wycieczki obejmuje usługi przewodnika, wstęp do muzeów oraz inne elementy wymienione w opisie danej wycieczki.

4.3. Płatności można dokonać przelewem bankowym na wskazany przez Usługodawcę numer konta.

4.4. Uczestnikowi zostanie wystawiona faktura VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 5. Rezygnacja i odwołanie

5.1. Uczestnik może zrezygnować z wycieczki informując o tym Usługodawcę drogą mailową.

5.2. W przypadku rezygnacji obowiązują następujące zasady zwrotu wpłaconej kwoty:

• Rezygnacja powyżej 7 dni przed terminem wycieczki – zwrot 100% wpłaconej kwoty
• Rezygnacja na 3-7 dni przed terminem wycieczki – zwrot 50% wpłaconej kwoty
• Rezygnacja na mniej niż 3 dni przed terminem wycieczki – brak zwrotu

5.3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odwołania wycieczki w przypadku zbyt małej liczby uczestników (poniżej 4 osób dla wycieczek grupowych) lub z przyczyn niezależnych od Usługodawcy.

5.4. W przypadku odwołania wycieczki przez Usługodawcę, Uczestnikowi przysługuje pełny zwrot wpłaconej kwoty lub możliwość przeniesienia rezerwacji na inny termin.

§ 6. Przeniesienie rezerwacji

6.1. Uczestnik może przenieść swoją rezerwację na inny termin, informując o tym Usługodawcę najpóźniej na 48 godzin przed planowaną wycieczką.

6.2. Przeniesienie rezerwacji możliwe jest jednokrotnie i bezpłatnie, pod warunkiem dostępności miejsc w nowym terminie.

6.3. Kolejne przeniesienie rezerwacji może wiązać się z opłatą administracyjną w wysokości 10% wartości wycieczki.

§ 7. Obowiązki Uczestnika

7.1. Uczestnik zobowiązany jest do stawienia się w miejscu zbiórki o ustalonej godzinie.

7.2. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminów odwiedzanych muzeów oraz poleceń przewodnika.

7.3. Uczestnik zobowiązany jest do zachowania kultury osobistej i szacunku wobec innych uczestników, przewodnika oraz eksponatów muzealnych.

7.4. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone własnym działaniem w odwiedzanych obiektach.

7.5. Uczestnik powinien poinformować Usługodawcę o wszelkich ograniczeniach zdrowotnych lub potrzebach specjalnych przed rozpoczęciem wycieczki.

§ 8. Obowiązki Usługodawcy

8.1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług zgodnie z opisem i w terminie określonym w potwierdzeniu rezerwacji.

8.2. Usługodawca zapewnia profesjonalną opiekę przewodnika oraz dostęp do odwiedzanych obiektów.

8.3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie wycieczki ze względu na okoliczności niezależne od Usługodawcy, informując o tym Uczestników.

8.4. W przypadku istotnych zmian Uczestnikowi przysługuje prawo do rezygnacji z wycieczki z pełnym zwrotem wpłaconej kwoty.

§ 9. Odpowiedzialność

9.1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników.

9.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieprzestrzegania przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu lub regulaminów odwiedzanych obiektów.

9.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub odwołania wycieczek spowodowane siłą wyższą.

9.4. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości ceny wycieczki.

§ 10. Wycieczki dla dzieci i młodzieży

10.1. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w wycieczkach wyłącznie pod opieką osoby dorosłej lub za pisemną zgodą rodzica/opiekuna prawnego.

10.2. Opiekun ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo i zachowanie powierzonych mu nieletnich uczestników.

§ 11. Ochrona danych osobowych

11.1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Usługodawca.

11.2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

11.3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności oraz Informacji o RODO.

§ 12. Reklamacje

12.1. Reklamacje dotyczące świadczonych usług należy zgłaszać w formie pisemnej na adres mailowy [email protected] lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Usługodawcy.

12.2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz oczekiwania Uczestnika.

12.3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania i poinformuje Uczestnika o sposobie jej rozpatrzenia.

12.4. Reklamacje dotyczące przebiegu wycieczki powinny zostać zgłoszone w terminie 7 dni od zakończenia wycieczki.

§ 13. Postanowienia końcowe

13.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O zmianach Uczestnicy zostaną poinformowani poprzez publikację nowej wersji Regulaminu na stronie internetowej.

13.2. Zmiany Regulaminu nie dotyczą umów zawartych przed datą wejścia w życie zmian.

13.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego.

13.4. Ewentualne spory wynikłe na tle stosowania niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

13.5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2026 roku.